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Como trocar de contador: passo a passo

Por Equipe editorial GTM Labs · Atualizado em

Regras gerais: confirme o seu caso com a sua contabilidade.

Como trocar de contador sem multa nem dor de cabeça: o que ver no contrato, a melhor época, os documentos e os acessos que passam para a nova contabilidade.

Quando vale a pena trocar

Os motivos mais comuns são impostos pagos errado ou com atraso, multas por obrigações não entregues, demora para responder e mensalidade alta para o serviço que você recebe. Se a empresa cresceu e passou a ter funcionários ou outro regime, também pode ser hora de trocar por uma contabilidade que atenda esse novo perfil.

Passo a passo

  1. Leia o contrato atual. Procure aviso prévio (30 dias é comum), fidelidade e multa por saída antecipada.
  2. Escolha a nova contabilidade antes de avisar a atual. Confirme o preço para o seu faturamento e os seus funcionários e se a migração é cobrada.
  3. Combine a data de corte. O ideal é que o contador atual entregue as obrigações de um mês fechado e a nova assuma a partir do mês seguinte.
  4. Peça a documentação ao contador atual: livros contábeis, balanços, folha e pró-labore, guias pagas, declarações entregues e certidões. Peça a entrega por escrito, com a lista do que foi entregue.
  5. Passe os acessos: certificado digital, procuração eletrônica no e-CAC, senha da prefeitura para notas fiscais e, se houver, o sistema de folha.
  6. Confira pendências com a nova contabilidade: débitos, declarações atrasadas e certidões negativas. É melhor descobrir no começo que no meio do ano.

O que conferir na nova contabilidade

  • Migração sem custo: está no contrato?
  • Fidelidade: existe prazo mínimo ou multa para sair?
  • Teto do plano: o seu faturamento cabe no plano contratado?
  • Taxas à parte: alteração contratual, certificado digital e encerramento da empresa.

Na nossa base, Agilize, Contabilizei, Conube, contabilidade.com, Meu Contador Online e Senhor Contábil declaram migração sem custo. O comparador, com a resposta “já tenho empresa e quero trocar de contador”, dá pontos para quem declara.

Fontes

Veja as melhores contabilidades para o seu perfil

Perguntas frequentes

Trocar de contador tem custo?

Pode ter dois: multa ou aviso prévio no contrato com o contador atual, e taxa de migração na nova contabilidade. Na nossa base, Agilize, Contabilizei, Conube, contabilidade.com, Meu Contador Online e Senhor Contábil declaram migração sem custo.

Qual é a melhor época para trocar?

O começo de um mês, depois que o contador atual entregou as obrigações do mês anterior. O começo do ano é ainda melhor, porque fecha o balanço anual com um só responsável. Mas não vale a pena esperar meses se o serviço atual está causando erros.

O contador antigo pode reter os documentos?

Não deve. Os livros, documentos e senhas são da empresa. Peça a entrega por escrito, com a lista do que foi entregue, e combine o prazo com a nova contabilidade.

Preciso avisar a Receita Federal da troca?

Não há um aviso específico, mas os acessos mudam: procuração eletrônica no e-CAC, cadastro na prefeitura para notas fiscais e, em alguns estados, o contador responsável no cadastro estadual. A nova contabilidade costuma cuidar disso.

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